単に「仕事の流れ」を意味するだけでなく、業務の処理手順をルール化し、業務全体あるいはその一部を自動化することを言う。
業務によっては手順が一定であり、一連の作業として処理を定型化できることが多く、たとえば伝票や稟議書は、あらかじめ決められたルートで回覧され、担当者から担当者へと引き継ぎ、決済されるのが一般的である。現在では、グループウェア機能のひとつとしてワークフロー管理機能が提供されており、ネットワーク経由で文書や情報を受け渡す仕組みにより、ペーパーレス化や省力化を実現している。