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コミュニケーションの活性化と効率的な情報収集に貢献

　ビジネスにおける情報活用の重要性は言うまでもありません。Web 2.0は、情報の収集にも役立ちます。中でも、SNSは、社内外にあるグループのコミュニケーションを活性化し、様々な情報をすくい上げてくれるとあって、効率的な情報収集に一役買っているようです。

　人の行動の起点となるのは「情報」です。情報がなければ、次にどんな行動を起こすべきかが判断できないからです。それはビジネスでも同じ。したがって、効果的に過不足のない適切なサービスを提供するためには、必要な情報を効率よく収集する仕組みが必要になります。

　例えば、社内に対して様々なサービスを提供する部門なら、社内からの要望をいかに吸い上げるかがポイント。そこで、スタートイ社の総務部門では、SNS（Social Networking Service）を活用して、社内からの要望を収集しています。

　仕組みは簡単。SNSを活用して「総務部」というコミュニティを作った上で「服務に関するトピック「庶務に関するトピック」「業務改善提案に関するトピック」などを立ち上げ、そこに社員から自由に要望を書き込んでもらっているのです。これなら、社内にどんなニーズがあるのかを効率よく把握できます。

　以前は、総務部のメールアドレスを設定して、要望を送信してもらうようにしていたのですが、メールが届くことはほとんどありませんでした。社員からすれば、自分以外に、誰が、どんな要望を送っているかが把握できないため、なかなか送信しづらかったのかもしれません。しかし、SNSなら、他の参加者の発言を参考に書き込みを行うことができますし、そもそもメールなどよりも気軽な雰囲気であるため、活発に要望が届くようになったのです。メールが文字通り手紙だとすれば、SNSは、どうやら「会話」の感覚に近いようです。また、オープンになっていることが抑制効果をもたらし、まれにあった無茶な要望が届くこともなくなりました。

　また、利用が進むにつれ、社員同士のコミュニケーションも徐々に活発になり、質問や疑問に対して、互いに教え合うような関係もできてきました。企業規模が大きくなればなるほど、実際には顔見知りではない社員間の交流は難しくなりがちですが、SNSがそうした壁を容易に越えさせてくれたのです。このような交流を継続的に続けることで、部門の壁を越えた交流が活発化し、ビジネスにも良い影響を与えるのでは、という期待も高まっています。

　さらに、総務部コミュニティ内の他部門のメンバーが、SNSの日記機能を使って、自身の改善案を展開。それに対し、他のメンバーがアドバイスや意見をすることで、改善の機運が高まり、実際の改善活動につながった例もあるといいます。

　導入時には、対応しきれない量の要望が来たらどうするのかといった懸念もありましたが、逆に本当に必要とされている施策から優先順位を付けて実施することができるようになったため、より効率よく業務を行えるようになりました。また、総務部では、多くの人が疑問に感じていそうなことについては、SNSとは別に営業部が活用していたWikiサイトを使ったマニュアル化やFAQページを立ちあげることも考えているといいます。

　SNSの活用法はこれだけではありません。おもちゃメーカーであるスタートイ社にとって、新商品の開発は重要なプロジェクトですが、ここでもSNSが一役買っています。開発途中の製品をモニターユーザに渡すと同時にSNSのIDも配布。商品への感想や改善ポイントなどをSNS上に書き込んでもらっているのです。

　こちらもSNS活用以前は、ほかの方法をとっていました。具体的には、モニターユーザにいったんオフィスに集まってもらいグループインタビューを行っていたのです。しかし、モニターユーザへの連絡や場所の確保など、大変な手間がかかっていました。それが、SNSなら手間が削減できるだけでなく、先ほども述べたように、身構えずに「会話」の感覚で書き込めるため、以前よりも有効な情報がたくさん集まるようになったのです。

　このようにスタートイ社では、特定グループにおけるコミュニケーションの道具としてSNSをうまく使っています。そもそもの機能はシンプルなだけに応用が利き、今後、他部門での活用も徐々に広がっていきそうです。

●コラム
OB、OGの参加で2007年問題への対応にも有効
　総務部、開発部以外で、SNSの活用を開始したのが人事部です。就職内定者のコミュニティを作り、そこで必要な情報を発信したり、就業前の社員間の関係作りに役立てられればと考えたのです。
　スタートイ社では、他にも様々なコミュニティが生まれ、多くの人が参加しています。すでに退職したOBやOGも参加できるようになっているため、退職した彼らの経験やノウハウを活かすきっかけになるなど、2007年問題への対応策としても注目しています。

SNSによる協業フィールド「相創の場」

　三井不動産販売では、SNSを活用して「相創の場」というWebサイトを立ち上げ、NECと共同で運営しています。

　この「相創の場」とは、団塊の世代を中心に、彼らが培った経験やノウハウ、さらには人脈を活かして新たなビジネスの創出を目指す協業のためのフィールドです。様々な人材が集結し、活発なコミュニケーションを行うことで、これまでになかったビジネスや社会活動を創出する可能性を探っているのです。

　「相創の場」は、東京・日比谷に、無線LAN環境などを完備したリアルなオフィスも構えており、このリアルな協業の場とSNSによるバーチャルな協業の場を併用することで、効果的な出会いと活発なコミュニケーション、ひいては新たな活動を支える環境を整えています。

　この「相創の場」のSNSでは、さらにソフトウェアを自分であらかじめ用意しておくのではなく、必要に応じてネットワークを経由して利用できる、SaaS（Software as a Service）型によって提供されるため、SNSを導入する際に自社でソフトウェアを購入し、システムを保有、運用する必要がなく、「SNSのメリットはわかったけど、導入が大変なのでは？」と思っている人にも最適な導入方法といえます。

　公開範囲指定なども行えるため、機密性の高い情報を扱う際にも安心して使われているようです。

　SNSの利用者は、今後数千万人の規模に達するとも言われており、それに親しんだ社員が企業内に増えていくのは間違いありません。そうした点から考えてもSNSは、これからの企業にとって欠かせないツールの1つになるかもしれません。

(2007年12月3日公開)